CMMS software a supporto del piano di Manutenzione Aziendale

CMMS (dall’inglese Computerized Maintenance Management System) è il Sistema computerizzato della gestione della manutenzione ovvero il software per il piano di manutenzione aziendale.

CMMS Software

Scopriamo a cosa servono e quali sono gli ambiti di applicazione

Ecco a cosa servono i software CMMS

La gestione di un impianto di produzione o di una impresa di manutenzione può diventare molto difficile e complicata, richiedendo molto tempo a chi è preposto a mantenere in ordine la documentazione cartacea inerente la programmazione degli interventi, la registrazione delle riparazioni e sostituzioni, le scadenze previste in ambito sicurezza, oltre alle procedure inventariali.

L’utilizzo di un CMMS software rappresenta una valida soluzione per semplificare e migliorare tutte queste situazioni. Grazie ad un CMMS software è possibile infatti gestire flussi di lavoro in tutto il loro percorso a partire dalla generazione all’assegnazione delle priorità degli interventi e delle turnazioni del personale sia per interventi di tipo troubleshooting sia per quelli relativi alla manutenzione periodica, preventiva o programmata.

Il funzionamento dei CMMS, come software per il piano di manutenzione, si basa sull’impiego di un database in cui il sistema raccoglie tutte le informazioni che potranno così essere rese facilmente accessibili a chiunque ne avesse bisogno. Inoltre, i report forniti potranno essere utilizzati per il calcolo dei KPI (indicatori di performance) ossia dell’efficacia degli interventi eseguiti, dati fondamentali per prendere decisioni sulle azioni correttive o di miglioramento da avviare. Modalità di esecuzione dei lavori, informazioni su impianti e attrezzature, parti di ricambio/attrezzature necessarie e loro disponibilità, personale esecutore, ore di mano d’opera allowed e actual sono solo alcune delle funzionalità di un CMMS software, la cui lista viene stilata in base alle esigenze specifiche dell’azienda committente.

Grazie alla possibilità del sistema di integrare diversi processi, i responsabili di manutenzione hanno pieno controllo delle operazioni, dall’acquisizione del lavoro al suo espletamento. Questo permette loro di ottimizzare l’uso delle risorse disponibili (manodopera, parti di ricambio, attrezzature) al fine di mantenere impianti e macchinari nelle condizioni migliori.

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Ambiti di applicazione

Gli ambiti in cui si rende necessario un CMMS software spaziano notevolmente da realtà semplici a realtà strutturate in cui si rende necessario un Sistema Informativo di Manutenzione per la gestione degli impianti.

Premesso però, che lo scopo principale di un CMMS software è quello di ottimizzare le risorse tenendo sotto stretto controllo i costi di gestione ed assicurando la crescita dei margini di profitto, risulta evidente che i settori in cui trova piena utilità sono rappresentati da aziende strutturate identificabili principalmente nei seguenti settori:

L’adozione dei software CMMS rappresenta uno dei passaggi fondamentali che le aziende, a tutti i livelli e nei diversi settori, devono effettuare per rimanere competitivi nell’era digitale ed in questo momento storico in cui si parla di quarta rivoluzione industriale e industria 4.0.

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Approfondimento sugli ambiti ed i settori

Vediamo come i CMMS Software supportano il Sistema Informativo di Manutenzione degli Impianti nei diversi settori citati

Industria

Sicuramente quello industriale rappresenta uno dei settori nei quali i CMMS software riescono ad esprimere le proprie potenzialità in modo eccellente, soddisfacendo pienamente le richieste delle aziende per la gestione della manutenzione.

Infatti, la gestione delle linee di produzione e della loro manutenzione in ottica strategica aziendale, sono solo alcuni dei principi sui quali si basano i concetti dell’industria 4.0 e che questi software riescono a gestire.

Tra le potenti funzionalità che i software CMMS possono mettere in campo in questo ambito, evidenziamo:

CMMS Software
  • Gestione dello stato degli impianti/macchinari. Verifica immediata della loro disponibilità, se sono in marcia, fermi per manutenzione, fermi per mancanza parti di ricambio, ecc…)
  • Gestione di Richieste di lavoro ed Ordini di lavoro, dall’emissione del documento fino alla conclusione del suo iter. Scambio di informazioni sempre aggiornato tra manutentori, operatori d’impianto/macchinario e relativi responsabili dei servizi.
  • Gestione lavori per installazione di nuovi impianti. E’ possibile raccogliere ed utilizzare schemi, note, report e qualsiasi altro tipo di informazione riguardanti gli interventi su nuova impiantistica sia sviluppata da risorse interne che da ditte esterne.
  • Sicurezza impianti/strutture. Accesso alla raccolta di materiale informativo, manuali d’istruzioni, regolamenti e tutto quanto connesso con la gestione della sicurezza nell’azienda.
  • Criticità degli impianti. Possibilità di prevedere e condividere piani d’intervento speciali al verificarsi di situazioni particolari.
  • Raccolta centralizzata di tutto ciò che riguarda la documentazione degli impianti intendendo schemi, foto,video, metrologia, informazioni tecniche, storico degli interventi operati comprensivi delle soluzioni attuate.
  • Gestione della manutenzione preventiva e curativa. Rappresenta sicuramente uno degli aspetti più importanti amministrati attraverso il sistema.
  • Verifica di operazioni quali i controlli regolari, l’albero dei difetti, ecc… La raccolta delle operazioni di manutenzione periodica permette interventi puntuali evitando l’insorgere di problematiche importanti su macchine ed impianti.
  • Emissione di informazioni sotto forma di report e/o comunicazioni. Non solo una biblioteca tecnica ma una sorta di centro dati da cui poter scaricare velocemente sul proprio pc le informazioni necessarie ed arricchite da comunicazioni aggiornate
  • Gestione di componentistica similare. E’ importantissimo ai fini dell’economia globale tenere sotto controllo dispositivi come ad esempio motori, pompe e tutta la componentistica di una macchina che può essere interscambiata con altre macchine.
  • Possibilità di creare campi personalizzati per impianti, componenti, articoli (campi di tipo numerico, alfanumerico, monetario, data, sì/no, immagini)
  • Possibilità di effettuare ricerche multi-criterio
  • Gestione del magazzino ricambi
  • Gestione degli acquisti

Terziario

Le attività appartenenti al settore del terziario coprono una vasta gamma di servizi, dalla produzione e distribuzione di energia alla fornitura del gas, dall’approvvigionamento idrico al trattamento delle acque reflue e molto altro. Si tratta di servizi essenziali che impongono il rispetto delle norme in termini di affidabilità e qualità da parte dei fornitori che sono tenuti a garantirli senza interruzioni.

La mancata consegna di un servizio non solo scatena la protesta dei clienti ma, in alcuni casi, li può anche esporre a situazioni critiche e pericolose. A ciò si aggiunga che il prezzo del servizio è tenuto sotto controllo da parte dell’autorità ed ogni richiesta di variazione è sottoposta a lunghi processi per poter essere approvata. A questi delicati aspetti si aggiunge il problema dell’elevato costo di mantenimento delle strutture.

Da questo scenario si evince facilmente l’importanza di poter disporre di un sistema gestionale accurato e funzionale per la manutenzione degli impianti. Un sistema manutentivo poco efficiente è destinato a generare situazioni critiche che possono diventare pericolose quando, per esempio, sono in gioco impianti delicati come quelli del trattamento di acque reflue, linee del gas, ecc… che mettono a rischio la vita delle persone oltreché la salvaguardia dell’ambiente. E’ fondamentale anche mantenere in buone condizioni attrezzature e macchinari al fine di prolungarne la vita operativa evitando costose sostituzioni anticipate.

Grazie all’informatica, oggi sviluppare un efficace programma di gestione della manutenzione risulta più facile che nel passato e attraverso l’utilizzo di programmi specifici come i CMMS software è possibile progettarlo sulle specifiche esigenze del settore terziario. Tra le molteplici funzionalità che un CMMS software piano di manutenzione è in grado di garantire in tale ambito ricordiamo:

  • Inventario degli impianti, attrezzature, strumentazioni e locali
  • Gestione delle Richieste di lavoro ed Ordini di lavoro. Gli operatori di impianto possono segnalare direttamente il manifestarsi di un’anomalia e richiedere un intervento di manutenzione. I gestori del, dopo aver analizzato le informazioni ricevute, possono decidere di mettere una RDL per far intervenire la squadra preposta. Il sistema aggiorna costantemente lo stato del lavoro permettendo agli interessati di accedere a tali informazioni.
  • Pianificazione dei lavori preventivi. Specie nelle grandi aziende, il numero di operazioni sale velocemente e può accadere che qualche lavoro si perda per strada. Il CMMS software non solo evita che ciò accada ma si preoccupa anche di segnalare i motivi di una eventuale criticità (assenza imprevista del personale, indisponibilità parti di ricambio, ecc…). Grazie ai report forniti dal software di manutenzione è facile avere sempre sotto controllo l’avanzamento dei lavori in corso e quelli programmati.
  • Intercambiabilità macchinari e componenti. Grazie alla possibilità di accedere a tutte le informazioni inerenti impianti , linee di produzione e loro componenti, è possibile definire la loro intercambiabilità in caso di un fuori servizio.
  • Gestione dei Contratti Clienti e Fornitori
  • Gestione della documentazione inerente le gare d’appalto
  • Indicatori qualità/disponibilità/reattività
  • Gestione della sicurezza. Al fine di garantire il rispetto delle norme vengono emesse relazioni periodiche attraverso il software di manutenzione.
  • Gestione magazzino parti di ricambio e materiali di consumo. E’ possibile non solo monitorare il consumo delle componenti di macchine e dei materiali di consumo, ma anche dei costi, delle apparecchiature maggiormente sostituite, dei fornitori, degli ordini emessi, ecc… Tutto ciò permette una pianificazione corretta atta a garantire la disponibilità dei ricambi quando sono richiesti.
  • Possibilità di gestire attività multi-sito/multi servizi/multi contratti
Software CMMS

Sanità

Con l’espansione delle strutture sanitarie ed il crescente numero di dispositivi elettromedicali che la scienza rende disponibili, la necessità di gestire in modo efficace ed efficiente le tecnologie sanitarie si fa sempre più pressante.

Anche in questo settore, affidarsi ad CMMS software si rivela una scelta in grado di migliorare la gestione complessiva di una struttura, delle sue apparecchiature mediche nonché del personale che vi opera.

Le informazioni trattate da un CMMS software in ambito sanitario variano a seconda della situazione in cui esso opera, ma comprendono sempre le procedure di manutenzione preventiva, la gestione delle attrezzature e l’analisi degli indicatori di performance (KPI), l’inventario delle apparecchiature mediche comprensivo dello storico degli interventi manutentivi e della loro vita, la gestione del personale coinvolto nella manutenzione. Inoltre, utilizzando un CMMS software, i dati sono accessibili, manipolabili ed utilizzabili attraverso l’impiego di interfacce user-friendly anche da dispositivi mobili. I report che possono essere generati grazie al database del sistema si rivelano utili ai responsabili per la presa di decisioni.

Per qualsiasi struttura sanitaria sia essa ospedale, clinica o laboratorio, i costi di riparazione imprevisti, come pure l’indisponibilità derivante dei macchinari, rappresenta una delle cause principali di perdita economica.

Grazie all’impiego di un CMMS come software per il piano di manutenzione è possibile contenere il verificarsi di queste circostanze eliminando o riducendo così l’entità del problema. Il mantenimento di un’organizzazione efficiente richiede sempre la capacità combinata e l’impegno di tutte le persone che vi operano: ma questo non è sufficiente. Infatti, spesso le numerose informazioni che circolano vengono scambiate in modo frammentato col risultato di disperdere il loro valore.

Oggi, attraverso l’impiego di un CMMS, le esperienze possono essere raccolte ed organizzate in modo proficuo attraverso una gestione intelligente e facilmente fruibile da responsabili ed addetti. Una gestione efficiente della manutenzione garantisce le organizzazioni preservandole dal rischio di perdite significative di tempo, produttività e quindi denaro.
Un buon CMMS software rappresenta un punto di riferimento risolutivo per tutte le attività manutentive.

Attraverso il suo impiego, si permette ad amministratori, squadre di manutenzione, ingegneri, tecnici, infermieri e personale medico di accedere e interagire su diversi aspetti dell’attività.

Di seguito vi elenchiamo alcune di queste possibilità.

  • Gestione della documentazione tecnica della struttura con possibilità di mantener la in un unico postoed accessibile via pc o dispositivo mobile da qualsiasi luogo.
  • Gestione del flusso di lavoro dall’inizio alla fine con possibilità di creare, organizzare e tenere traccia degli interventi assegnati da qualsiasi PC o dispositivo mobile (Richieste di lavoro, Ordini di lavoro, ecc…)
  • Immagazzinare dati in schedari online per trovare facilmente informazioni rilevanti su qualsiasi attività accelerando diagnosi e prese di decisione.
  • Gestione centralizzata delle attrezzature e del personale per ottimizzarne l’impiego.
  • Programmare in automatico le notifiche delle attività di manutenzione ricorrenti.
  • Facilità di scambio delle informazioni grazie alla capacità di rispondere in tempo reale alle richieste di intervento da qualsiasi dispositivo mobile connesso ad internet. Oltre a perfezionare la pianificazione degli interventi, questo migliora anche la soddisfazione dei richiedenti che vengono informati sullo stato della loro richiesta.
  • Miglioramento dell’efficienza con conseguente riduzione dei costi. E’ evidente come attraverso l’azione combinata di azioni quali l’efficiente gestione degli ordini di lavoro, l’esecuzione di ispezioni regolari e manutenzione preventiva, il monitoraggio appropriato dei dipendenti ed altre registrazioni relative al patrimonio aziendale, un CMMS software per aziende sanitarie è in grado di rimuovere ostacoli rendendo efficiente il flusso di lavoro.

Trasporti e Logistica

Il mercato dei fornitori di servizi di trasporti e logistica è destinato a continuare a crescere, e per questo le aziende del settore cercano nuovi modi per ridurre i costi e migliorare la loro posizione competitiva.

Poter semplificare e rendere efficiente la maggior parte dei processi di gestione della manutenzione è uno dei più importanti obbiettivi di ogni attività produttiva, per questo solo le aziende che sapranno gestire l’aspetto manutentivo del proprio business potranno imporsi e vincere le sfide alle quali saranno chiamate.

L’utilizzo di un CMMS software integrato e programmato per rispondere alle esigenze delle aziende di trasporto e logistica permette un controllo efficace di tutti i processi manutentivi specifici del settore. La potenza e l’efficienza di questo tipo di software assicura l’eliminazione delle perdite di tempo generate dall’impiego di tecniche gestionali ormai vetuste.

Rendere veloci operazioni come la ricerca di documenti oppure riuscire a contrarre drasticamente i tempi per il caricamento dati, sono solo alcuni esempi di ciò che un CMMS è in grado di offrire. La totale integrazione permette di inserire, aggiornare e condividere dati ed informazioni con tutti gli utenti connessi al sistema.

Tra le varie caratteristiche, configurabili a richiesta dell’azienda, segnaliamo a titolo di esempio le seguenti:

  • Gestione del personale. E’ possibile configurare il sistema per il controllo delle persone in base alla loro qualifica di inquadramento, al numero e alla tipologia dei viaggi. Inoltre possono essere gestiti anche gli eventuali subappaltatori.
  • Gestione dei mezzi per quanto concernente il loro stato generale e lo stato di usura delle specifiche parti.
  • Gestione degli impianti (magazzini, officine, garages, uffici, ecc…) attraverso numero seriale. Identificando con un numero di serie ogni macchinario, impianto e parte di ricambio, le operazioni di stoccaggio, acquisto e ricerca diverranno rapide ed eseguibili da qualsiasi posto ci si trovi.
  • Gestione della manutenzione dei contachilometri e Pianificazione di intervento manutentivo dei mezzi.
  • Verifiche sui consumi del carburante
  • Gestione delle Garanzie, Assicurazioni e Contratti
  • Esecuzione e registrazione dei controlli regolamentari previsti dalla legge
  • Gestione Spegnimento impianti e mezzi
  • Interfaccia con i sistemi di supervisione per l’invio di avvisi automatizzati relativi a scadenze, manutenzioni o altro tipo di informazioni.
  • Gestione di ricambi e scorte per automezzi e strutture.
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Energia

Senza alcun dubbio quello dell’energia rappresenta uno dei settori più importanti dell’economia mondiale. Senza energia infatti la maggior parte dell’attività umana sarebbe impossibile. Questo è sufficiente a spingere le aziende a curare l’aspetto manutentivo dei propri impianti onde mantenerli sempre nel migliore stato possibile. Chimica, elettrica o di sfruttamento delle risorse naturali: qualsiasi tipologia industriale destinata alla produzione, trasporto e distribuzione dell’energia può trarre un aiuto importante dall’impiego di un CMMS come software per il piano di manutenzione.

Piano di Manutenzione

La possibilità di adattare il software alle esigenze del cliente permette di realizzare sistemi in grado di aiutare le aziende ad aumentare la vita degli impianti, prevenire e prevedere i guasti delle apparecchiature, migliorare la produttività del lavoro, ridurre i costi derivanti dall’inattività, ridurre al minimo gli investimenti in scorte, tenere traccia e ridurre i costi di manutenzione.

Tra le molteplici aree di gestione possiamo citare a titolo di esempio quelle riguardanti:

  • Verifiche dello stato degli impianti/macchinari e loro criticità (come ad esempio motori, pompe, generatori di energia, sistemi refrigeranti, turbine a vapore, generatori di emergenza, ventilatori, aspiratori, tubazioni e condotti, alimentazione caldaie, ecc…)
  • Gestione dello spegnimento degli impianti
  • Interventi di manutenzione programmata
  • Piani di follow-up per neo assunti
  • Gestione del personale
  • Gestione della sicurezza con particolare riguardo alle misure messe in atto per il contenimento dei rischi, dei sistemi di allarme e della verifica dell’efficienza dei presidi, esecuzione dei controlli regolamentari, ecc…
  • Gestione documenti comprendendo contratti interni ed esterni, le certificazioni tecniche, schemi tecnici di apparecchiature e disegni di impianti, libreria multimediale con ebook, immagini, video, gestione delle garanzie.
  • Gestione delle appropriate autorizzazioni per tutti i livelli di utenza, interni ed esterni alla propria organizzazione includendo la possibilità di visualizzazione e modifica delle restrizioni.

Difesa

Abbiamo visto precedentemente, quanta importanza rivesta la corretta gestione della manutenzione in ambito industriale, sanitario e nelle attività del terziario, si immagini ora quanto può esserlo in ambito militare.

Mantenere nello stato di massima efficienza equipaggiamenti, macchinari ed ogni dispositivo in tale settore è fondamentale in quanto spesso si ha a che fare con la manutenzione di apparecchiature costose e complesse il cui funzionamento può influire direttamente sul successo o il fallimento di una particolare missione. Inoltre, la rottura di un impianto, di un veicolo o di un’apparecchiatura costosa va vista anche da altri punti di vista come ad esempio le conseguenze economiche che possono ripercuotersi sull’economia del proprio Paese.

Per questi motivi l’implementazione di attività manutentive in grado di limitare danni agli equipaggiamenti si rende indispensabile. Ed esattamente per come abbiamo visto nelle attività civili, anche in ambito militare l’utilizzo del CMMS software è in grado di aiutare i responsabili di manutenzione a raggiungere gli obbiettivi prefissati. I programmi di manutenzione preventiva sviluppati e governati attraverso l’implementazione di un buon CMMS permettono di seguire ogni step del processo, dal momento della programmazione fino al completamento dell’ordine degli interventi. La possibilità di mantenere e condividere informazioni dettagliate su ogni mezzo, apparecchiatura o armamento, permette ai responsabili la presa di decisioni su basi più complete.

Le organizzazioni militari hanno compreso pienamente l’importanza di affidarsi a software di gestione della manutenzione ed hanno iniziato ad impiegare i CMMS al fine di mantenere efficienti mezzi e impianti logistici loro affidati ottenendo al contempo un risparmio della spesa a carico dei contribuenti.

Un buon CMMS software per il piano di manutenzione è in grado di aiutare le organizzazioni militari in molti aspetti relativi alla gestione della manutenzione, eccone alcuni:

  • Verifica dello stato di impianti, macchinari, mezzi e delle loro criticità
  • Gestione di impianti, macchinari e mezzi tramite identificazione con numeri seriali
  • Programmazione di manutenzione pianificata
  • Programmazione di manutenzione correttiva
  • Gestione degli interventi interni o da parte di enti esterni
  • Gestione del magazzino scorte materiali d’uso
  • Gestione del magazzino ricambi mezzi, attrezzature, armamenti, strutture, ecc…
  • Controllo Costi Operativi attraverso rilevamento delle ore-uomo, tempi intervento superiori allo standard, ritardi per cause impreviste come ad esempio assenze di personale o ritardo nella consegna di ricambi, ecc…
Software CMMS e Sicurezza

L’implementazione di un CMMS consente di aumentare il livello di sicurezza per chi utilizza i macchinari sulla linea di produzione, ma anche di chi si adopera per effettuare le opportune manutenzioni.

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